식품공학과

학부생들을 위한 교수님 또는 공식적인 메일 작성 방법을 안내 드리니 참고 바랍니다.

1. 제목 – 간단명료, 단도직입적으로 작성

교수님은 학생들의 메일 외에도 많은 업무 메일을 주고받으십니다.

제목만 봐도 ‘누가’ ‘어떤 내용’을 보냈는지 파악할 수 있게

'[자기소개] 연락 목적' 형태로 제목을 작성하는 것이 좋습니다.

잘못된 예시 1) (제목없음)

잘못된 예시 2) 제출합니다.

잘못된 예시 3) 성적 문의드립니다.

올바른 예시: [식품공학과 00학번 김ㅇㅇ] ~관련 문의드립니다.

2. 본문

2-1.서론: 첫인사 + 자기소개

메일을 작성할 때, 서론은 본격적인 목적을 바로 이야기하기보다 간단한 인사말 후,

본인이 누구인지 (학과, 학번, 이름 및 본인이 듣는 수업명과 분반 등)을 자세하게 설명해야 합니다.

→ 자세하게 설명하는 이유: 누구인지 빠르게 확인 가능하며, 동명이인 등으로 인한 오해 최소화

예시:

안녕하세요, 교수님.

저는 ㅇㅇ학(00분반)을 수강하고 있는 식품공학과 00학번 김ㅇㅇ입니다.

2-2.본론: 목적

본론에는 메일을 작성한 목적을 간단명료하게 작성하고, 정중하게 원하는 바를 적습니다.

(반말, ~용체, ㅠㅠ와 같은 이모티콘 등 X)

목적을 바로 적기에 어색하다면 ‘다름이 아니라’ ‘제가 메일을 드린 이유는~’ 등으로 시작하면 좋습니다.

첨부파일이 있는 경우, 파일의 내용의 설명을 요약하여 추가하면 좋습니다.

→ 설명을 추가 하는 이유: 상대방이 파일을 열어서 확인 할 수 있는 상황이 아닐 수 있음

예시:

다름이 아니라, (목적) 관련하여 문의드립니다/연락드렸습니다/~입니다 등 (목적)

 + ㅇㅇ관련 내용을 파일로 첨부하여 보내드립니다. (첨부파일이 있는 경우)

확인 부탁 드립니다./ ~해주시면 감사드리겠습니다. 등 (원하는 바)

3. 마무리: 끝인사 + 연락처

본론을 말한 후에는 간단한 인사말로 마무리합니다.

또한, 본문 내용 관련하여 문제 발생 혹은 연락이 필요한 경우를 대비하여 ‘연락처’를 남기는 것이 좋습니다.

과제와 같이 마감 기한이 정해져 있어 빠른 답변이 필요한 경우에는,

‘가능하다면 ~까지 답변 주시면 감사드리겠습니다’와 같이 답변을 받아야 하는 시간을 명시하면 좋습니다.

면담과 같이 약속을 잡아야 하는 경우, 자신이 가능하거나 불가능한 시간을 미리 말씀드리면 좋습니다.

예시:

감사합니다./바쁘신 와중에 메일을 읽어 주셔서 감사합니다./편하신 시간에 답장 주시면 감사하겠습니다. 등

식품공학과 김ㅇㅇ 올림(또는 드림)

전화번호: 010-1234-5678

이메일: 메일주소@cnu.ac.kr

[메일 발송 전 확인하기]

1. 이메일 주소가 올바른 지 확인

 - 단체 메일의 경우, 내용 공유가 필요한 경우를 제외하고는 '□ 개인별'을 체크하여 보냅니다.

2. 오타는 없는 지 확인

 - 교수님 성함 << 반드시 확인하기

3. 늦은 저녁, 새벽, 주말은 가급적 피하기

4. 상대방이 이해하기 어려운 용어 사용 자제 (과도한 줄임말 등)

5. 교수님께 보낼 시 ‘직접적인 성적 수정 요청 및 언급 금지’

6. 연락은 미리 하기

 - 상황에 따라 답장에 며칠이 소요될 수 있으니, 마감 기한이 있는 과제와 같은 급한 메일일수록 여유 기간을 가지고 미리 보냅니다.